Прийняли працівника, а квитанції №2 немає: що роз’яснила ДПС і як діяти роботодавцю

8 жовтня 2026 року фахове видання 7eminar звернуло увагу на роз’яснення Державної податкової служби в загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР, категорія 135.05): ДПС пояснила, хто і коли формує квитанції №1 та №2 на повідомлення про прийняття працівника на роботу і що робити, якщо друга квитанція так і не надійшла. Розповідаємо, чому це важливо для кожного роботодавця і як діяти на практиці.

Чому повідомлення про прийняття працівника таке важливе

Відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП України працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника, та повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабміном (постанова КМУ №413 від 17.06.2015). Повідомлення подається до початку роботи працівника. За роз’ясненням ДПС, описаний нижче порядок квитанцій діє також для повідомлень щодо домашніх працівників, гіг-контрактів і припинення трудового договору.

Фактичний допуск до роботи без оформлення трудового договору та без такого повідомлення — одне з найдорожчих порушень трудового законодавства: ч. 2 ст. 265 КЗпП передбачає штраф у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожного працівника.

Що роз’яснила ДПС: дві квитанції — два етапи

Квитанція №1 — надходить роботодавцю від податкового органу за результатом автоматизованої перевірки поданого повідомлення.
Квитанція №2 — формується після опрацювання повідомлення Пенсійним фондом України і також надсилається податковим органом.

Отже, перша квитанція свідчить, що документ надійшов і пройшов автоматизований контроль, а друга — що дані опрацьовані на рівні ПФУ. Для роботодавця важливо отримати обидві.

Якщо квитанція №2 не надійшла

ДПС радить:

звернутися до Центру обслуговування платників податків за місцем обліку;
зателефонувати до інформаційно-довідкового департаменту ДПС: 0 800 501 007 (а також 0 500 501 007, 0 730 501 007, 0 770 501 007). Юрособам — обрати 1, потім 8 (стан опрацювання електронної звітності); ФОП — 2, потім 3;
звернутися на гарячу лінію Пенсійного фонду України: 0 800 503 753.

Кого це стосується

роботодавців — юридичних осіб і ФОП, які наймають працівників;
кадровиків і бухгалтерів, відповідальних за подання повідомлень;
замовників за гіг-контрактами та осіб, що наймають домашніх працівників.

Практичні поради

Подавайте повідомлення заздалегідь — щонайменше за день до виходу працівника, щоб мати час отримати квитанції й виправити можливі помилки.
Не допускайте працівника до роботи, доки не впевнились, що повідомлення прийняте (є квитанція №1 без помилок).
Зберігайте обидві квитанції разом із наказом і трудовим договором — під час перевірки Держпраці чи ДПС це ваш доказ належного оформлення.
Перевіряйте реквізити: дату початку роботи, номер і дату наказу, РНОКПП працівника. Помилка в номері наказу чи даті — поширена причина подальших питань контролерів.
Фіксуйте звернення: якщо квитанція №2 затримується, збережіть підтвердження звернення до ЦОП або гарячої лінії.

Джерела:

Потрібна консультація? Юристи АО «Лобі-консалтинг» допоможуть правильно оформити прийняття працівників, перевірити кадрові документи та підготуватися до перевірок Держпраці і ДПС. Звертайтеся: lobby-consulting.com