Компенсація пального за власне авто працівника: ДПС — ПДФО 18% і військовий збір 5%, ЄСВ не нараховується

22 жовтня 2026 року Державна податкова служба України оприлюднила роз’яснення щодо поширеної практики — компенсації працівникам вартості пального, коли вони використовують власні автомобілі для потреб підприємства. Висновок ДПС: така компенсація за загальним правилом є додатковим благом працівника, з якого роботодавець утримує ПДФО 18% і військовий збір 5%. Водночас єдиний внесок на цю суму не нараховується. Аналогічну позицію раніше висловило ГУ ДПС у Запорізькій області.

Що роз’яснила податкова

За позицією ДПС, якщо роботодавець відшкодовує працівнику пальне для його власного авто, ця сума включається до загального оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо, якщо законодавство не передбачає прямого звільнення. Це стосується й поїздок, пов’язаних із господарською діяльністю: виїздів до клієнтів, доставки документів, службових доручень.

Важливий нюанс: наявність чеків не звільняє компенсацію від оподаткування. Чеки лише підтверджують факт і розмір витрат, але не змінюють податкового статусу виплати.

ГУ ДПС у Запорізькій області у своєму роз’ясненні додатково звертає увагу, що йдеться саме про авто, яке не перебуває в оренді у юридичної особи. Компенсацію виплачують за рішенням керівника. Кодекс законів про працю прямо передбачає компенсацію витрат на проїзд лише у двох випадках — при переведенні, прийнятті чи направленні на роботу в іншу місцевість та у зв’язку зі службовими відрядженнями.

Скільки утримати і хто це робить

ПДФО — 18% від суми компенсації;
військовий збір — 5%;
ЄСВ не нараховується, якщо працівник використовує власний транспорт для потреб підприємства, а роботодавець компенсує пальне, витрачене в межах господарської діяльності.

Податки утримує роботодавець як податковий агент: він перераховує ПДФО та військовий збір до бюджету і виплачує працівнику решту суми. Наприклад, з компенсації 1 000 грн буде утримано 180 грн ПДФО і 50 грн військового збору, а працівник отримає 770 грн. Подавати річну декларацію лише через таку виплату працівнику не потрібно.

Зверніть увагу: позиція ДПС стосується саме компенсації вартості пального за власне авто працівника. Інші схеми — оренда транспорту в працівника, службовий автомобіль чи відшкодування витрат у відрядженні — мають власні податкові наслідки, тому їх варто аналізувати окремо. Якщо на підприємстві вже виплачували такі компенсації без утримання податків, доцільно перевірити попередні періоди та за потреби виправити помилки самостійно, до початку податкової перевірки.

Кого це стосується

Підприємств і ФОП-роботодавців, працівники яких їздять у справах компанії власним авто (менеджери з продажу, кур’єри, сервісні інженери, торгові представники);
бухгалтерів, які відображають такі виплати у звітності;
працівників з роз’їзним характером роботи, яким важливо розуміти, скільки вони фактично отримають.

Практичні поради

Закріпіть порядок компенсації в наказі або положенні: хто має право, як розраховується сума, які документи потрібні (чеки, маршрутні листи, звіти про поїздки).
Відображайте компенсацію у звітності як додаткове благо з утриманням ПДФО і військового збору — інакше ризикуєте отримати донарахування і штрафи під час перевірки.
Розгляньте альтернативи. Оформлення оренди авто у працівника або службовий автомобіль змінюють податкові наслідки — але кожна схема має свої вимоги і витрати, тож їх варто прорахувати заздалегідь.
Не плутайте з відрядженнями: витрати на проїзд у відрядженні відшкодовуються за окремими правилами.
Повідомте працівників про утримання податків, щоб уникнути непорозумінь щодо суми виплати.

Джерела:

Потрібна консультація? Юристи АО «Лобі-консалтинг» допоможуть розробити положення про компенсацію витрат працівникам, оцінити податкові ризики та обрати оптимальну модель використання транспорту. Звертайтеся: lobby-consulting.com.