Працівник з інвалідністю: чи потрібна окрема заява і з якої дати застосовувати ЄСВ 8,41%

4 жовтня 2026 року фахове видання Kadroland розібрало типову для кадровиків ситуацію: працівник отримав інвалідність у червні, а документи до відділу кадрів приніс лише наприкінці вересня. Чи має він писати окрему заяву? І з якої дати роботодавець може застосовувати знижену ставку ЄСВ 8,41%? Пояснюємо, що діє зараз і як не втратити пільгу.

Чи потрібна окрема заява від працівника

Ні. Законодавство не вимагає від працівника окремої заяви про застосування пільгової ставки ЄСВ. Підставою є сам документ про встановлення інвалідності. Зараз це витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи (порядок оцінювання затверджено постановою КМУ №1338 від 15.11.2024). Його можна подати на папері або в електронному вигляді. Раніше видані довідки МСЕК теж можуть підтверджувати статус, поки вони чинні.

Ставку 8,41% для роботодавців, які нараховують зарплату працівникам з інвалідністю, встановлює частина 13 статті 8 Закону №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

З якої дати застосовувати 8,41%

Ключове правило таке: пільгова ставка застосовується з дати, коли роботодавець отримав документ, а не з дати, коли встановили інвалідність. Цієї позиції дотримується ДПС, і її наводять Kadroland, 7eminar та DTKT.

До отримання документа ЄСВ нараховують за звичайною ставкою 22%.
Документ подано посеред місяця. За поясненнями фахових видань із посиланням на ДПС, зарплату за місяць ділять пропорційно календарним дням: частина до дати подання оподатковується за ставкою 22%, частина після неї — за ставкою 8,41%.
Після закінчення строку інвалідності, якщо її не продовжили, повертається ставка 22%.

Отже, у прикладі з Kadroland роботодавець не може застосувати 8,41% «заднім числом» з червня. Пільга діє лише з кінця вересня, коли документи надійшли до кадрової служби. Через це працівникові вигідно приносити витяг одразу після його отримання.

Інші ставки для роботодавців

5,5% — для підприємств, де працівники з інвалідністю становлять не менше 50% облікової чисельності, а фонд їхньої оплати праці — не менше 25% загального ФОП.
5,3% — для підприємств та організацій УТОГ і УТОС за тих самих умов.

Кого це стосується

Працівників, яким встановили або продовжили інвалідність.
Роботодавців: юросіб і ФОП, які мають найманих працівників.
Кадрових служб і бухгалтерій, які відображають ЄСВ у податковому розрахунку.

Практичні поради

Фіксуйте дату отримання документа. Реєструйте витяг у журналі вхідних документів або ставте на копії відмітку з датою й підписом. Саме від цієї дати рахують пільгу, і саме її перевірятимуть податківці.
Зберігайте копію витягу в особовій справі працівника разом з інформацією про строк, на який встановлено інвалідність.
Контролюйте строки. Поставте нагадування на дату закінчення строку інвалідності, щоб вчасно повернутися до ставки 22% або отримати новий документ.
Враховуйте працівника у звітності щодо нормативу 4%. Дані про працівників з інвалідністю потрібні і для звітів про робочі місця для осіб з інвалідністю, і для розрахунку можливого внеску за невиконання нормативу.
Не вимагайте зайвого. Окрема заява не потрібна, а відмова застосувати пільгу через її відсутність не має правових підстав.

Джерела

Потрібна консультація? Юристи АО «Лобі-консалтинг» допоможуть правильно оформити документи працівників з інвалідністю, перевірити нарахування ЄСВ і підготуватися до звітності за нормативом 4%. Звертайтеся: lobby-consulting.com