Згода працівника на обробку персональних даних: коли вона справді потрібна роботодавцю

25 жовтня 2026 року фахівці Kadroland відповіли на запитання, яке регулярно виникає в роботодавців: чи треба брати від кожного працівника згоду на обробку персональних даних. Коротка відповідь — ні, не завжди. Згода є лише однією з кількох правових підстав, передбачених Законом України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI.

Що каже закон

Стаття 11 Закону № 2297-VI визначає кілька самостійних підстав для обробки персональних даних. Серед них — згода суб’єкта даних, укладення та виконання правочину (зокрема трудового договору), а також необхідність виконати обов’язок володільця, передбачений законом. Кожна з цих підстав є достатньою сама по собі, тож згода потрібна лише тоді, коли інших підстав немає.

Коли окрема згода не потрібна

Роботодавець може обробляти дані працівника без окремої згоди, якщо це необхідно для:

оформлення та виконання трудового договору;
ведення обов’язкового кадрового обліку;
нарахування та виплати заробітної плати;
подання звітності, передбаченої законодавством;
ведення військового обліку (списки, повідомлення до ТЦК тощо).

Водночас обсяг даних має відповідати меті обробки: збирати «про запас» відомості, які не потрібні для трудових відносин чи виконання вимог закону, не можна.

Коли згода обов’язкова

Згода потрібна, якщо дані використовують для мети, яка виходить за межі трудових відносин і законодавчих обов’язків. Типовий приклад — публікація дати народження чи особистого номера телефону працівника на сайті або в соцмережах компанії. Поширення персональних даних регулює стаття 14 Закону № 2297-VI: воно можливе за згодою особи або у випадках, прямо визначених законом. Сам факт працевлаштування такої згоди не означає.

Вимоги до згоди

згода має бути добровільною та інформованою — працівник має розуміти, які дані, ким і з якою метою оброблятимуться;
універсальні формулювання на кшталт «дозволяю будь-яку обробку всіх моїх даних» не відповідають вимогам закону;
згоду можна оформити письмово або в електронній формі, що дає змогу підтвердити її надання;
документи про згоду варто зберігати протягом усього строку обробки відповідних даних.

Повідомлення працівника — обов’язкове завжди

Навіть коли згода не потрібна, роботодавець зобов’язаний повідомити працівника про володільця персональних даних, склад і зміст зібраних даних, мету збору, права працівника та осіб, яким дані передаються. Якщо дані збирають безпосередньо від працівника, це роблять у момент збору (стаття 12 Закону № 2297-VI).

Кого це стосується

Роз’яснення актуальне для підприємств і установ усіх форм власності, ФОП із найманими працівниками, кадрових служб і HR-фахівців, а також для компаній, які ведуть корпоративні сайти та сторінки в соцмережах і публікують там інформацію про своїх працівників — привітання з днем народження, контакти, фото.

Практичні поради

визначте правову підставу для кожної мети обробки — спершу перевірте, чи не покриває її трудовий договір або закон;
для додаткових цілей, особливо публікації даних, беріть окрему конкретну згоду;
оформіть окреме повідомлення про обробку персональних даних і зберігайте підпис працівника про ознайомлення — цей підпис не є згодою на будь-яке використання даних;
перегляньте наявні шаблони «загальних» згод і замініть їх на конкретні.

Джерела:

Потрібна консультація? Юристи АО «Лобі-консалтинг» допоможуть провести аудит обробки персональних даних працівників, підготувати повідомлення та згоди і налагодити кадрові процедури відповідно до закону. Звертайтеся: lobby-consulting.com.