Паперовий лікарняний замість електронного: ПФУ назвав 5 випадків, коли це дозволено

11 листопада 2026 року Пенсійний фонд України нагадав роботодавцям і працівникам: тимчасова непрацездатність в Україні оформлюється в електронному форматі — через медичний висновок в електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ) і сформований на його основі електронний листок непрацездатності. Паперовий лікарняний — виняток, і ПФУ перелічив п’ять ситуацій, у яких він допускається.

Що нагадав ПФУ

Основний спосіб підтвердження непрацездатності — електронний листок, який автоматично потрапляє до роботодавця через вебпортал електронних послуг ПФУ. Паперовий бланк лікар може видати лише у виняткових випадках, коли електронне оформлення неможливе або вже не може бути завершене. Рішення про таку видачу ухвалює керівник закладу охорони здоров’я або лікарсько-консультаційна комісія (ЛКК).

П’ять випадків, коли паперовий лікарняний дозволено

Сплив строк внесення змін до медичного висновку про тимчасову непрацездатність (МВТН) — якщо виправити дані в електронній системі вже неможливо.
Порушення строків продовження лікарняного через непереборні обставини, пов’язані з воєнним або надзвичайним станом.
Усиновлення дитини — протягом двох місяців від дня її народження.
Технічні збої в роботі реєстрів, через які електронний документ сформувати неможливо.
Зупинення доступу до ЕСОЗ під час воєнного стану (наприклад, для закладів на окремих територіях).

Кого це стосується

Насамперед роботодавців, кадровиків і бухгалтерів, які приймають документи для нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності, а також працівників, що отримали паперовий бланк і хочуть, щоб його оплатили без затримок. Найчастіше питання виникають у працівників, які лікувалися на прифронтових територіях або в період тривалих відключень, та в сімей, що усиновлюють новонароджених дітей.

Важливо розуміти: паперовий бланк не є «альтернативним» способом, який можна обрати на власний розсуд. Якщо жодної з п’яти підстав немає, працівнику слід звернутися до лікаря по електронний листок, а роботодавцю — перевірити його надходження у своєму кабінеті на вебпорталі ПФУ. Саме з електронного листка формується подальша заява-розрахунок і виплата допомоги.

Практичні поради

Роботодавцям: не відмовляйте автоматично в прийнятті паперового лікарняного — спершу з’ясуйте, чи підпадає він під один із п’яти винятків. Для оплати за паперовим листком страхувальник формує заяву-розрахунок через вебпортал ПФУ.
Перевіряйте, щоб на бланку були всі обов’язкові реквізити й підписи; за потреби уточніть у закладі охорони здоров’я підставу видачі паперового документа.
Працівникам: якщо лікар відмовляє в електронному листку з технічних причин, попросіть зафіксувати підставу видачі паперового бланка — це спростить подальшу оплату.
Якщо пропущено строк продовження лікарняного через бойові дії, евакуацію чи відсутність зв’язку, збережіть документи, що підтверджують ці обставини.
Спірні ситуації щодо оплати лікарняних краще вирішувати письмово — через звернення до роботодавця або до територіального органу ПФУ.

Нагадаємо: порушення порядку оформлення може стати підставою для відмови у виплаті допомоги або для претензій під час перевірок, тому роботодавцям варто мати внутрішню інструкцію щодо прийняття лікарняних.

Джерела:

Потрібна консультація? Юристи АО «Лобі-консалтинг» допоможуть роботодавцям налагодити кадрові процедури, оскаржити відмову в оплаті лікарняного чи вирішити трудовий спір. Звертайтеся: lobby-consulting.com