ПВТР на малому підприємстві: чому без зборів трудового колективу не обійтися і як провести їх уперше

23 жовтня 2026 року Kadroland опублікував роз’яснення для роботодавців, які мають невеликий штат і ніколи не проводили зборів трудового колективу: чи можна затвердити правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) без них. Коротка відповідь — ні. Навіть на малому підприємстві ПВТР за загальним правилом затверджують збори працівників. Пояснюємо, на чому це ґрунтується і як оформити процедуру без зайвих ризиків.

Що каже закон

Відповідно до ст. 142 КЗпП трудовий розпорядок на підприємстві визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджують трудові колективи за поданням роботодавця і виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) на основі типових правил. Тобто роботодавець готує й подає проєкт, але затверджує його саме колектив — не директор своїм наказом.

Трудовий колектив утворюють усі наймані працівники (ст. 252-1 КЗпП). Відсутність практики зборів не означає, що колективу немає: якщо у вас працює хоча б кілька найманих осіб, колектив є, а збори просто скликаються під конкретне питання — у цьому випадку затвердження ПВТР.

А як щодо спрощеного режиму?

Часто роботодавці розраховують на спрощений режим регулювання трудових відносин (ст. 49-5 КЗпП). Але він не виникає автоматично через малу чисельність працівників. Його можуть застосовувати суб’єкти малого або середнього підприємництва із середньою кількістю працівників за рік до 250 осіб, а також щодо працівників, чия зарплата перевищує 8 мінімальних зарплат. Головний інструмент тут — трудовий договір: окремі питання робочого часу, відпочинку чи оплати праці можуть бути врегульовані договором за згодою сторін. Якщо таких договорів немає, загальні правила, включно зі ст. 142 КЗпП, діють у повному обсязі.

Кого це стосується

малих підприємств і ФОП-роботодавців, які ще не мають затверджених ПВТР;
роботодавців, у яких ПВТР «затверджені» лише наказом керівника;
кадровиків і бухгалтерів на аутсорсингу, які ведуть кадрові документи клієнтів;
підприємств, що готуються до перевірки Держпраці.

Як затвердити ПВТР: покроково

Підготуйте проєкт. Візьміть за основу типові правила й адаптуйте під свій режим роботи: графік, перерви, порядок дій під час повітряної тривоги, дистанційна робота, заохочення та стягнення. Якщо є профспілка — залучіть її до погодження і подання. Якщо профспілки немає, працівники можуть обрати уповноваженого представника (ст. 245 КЗпП) — його повноваження варто зафіксувати в протоколі.
Скличте збори. Повідомте всіх працівників про дату, час і порядок денний. На зборах оберіть голову і секретаря, обговоріть проєкт і проголосуйте.
Оформіть протокол. Зазначте кількість присутніх, порядок денний, результати голосування, рішення про затвердження і дату набрання чинності ПВТР. Протокол підписують голова і секретар. На самих правилах проставте гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО» з номером і датою протоколу.
Ознайомте працівників. Зафіксуйте ознайомлення підписами в аркуші ознайомлення. Нових працівників роботодавець зобов’язаний ознайомити з ПВТР до початку роботи (ст. 29 КЗпП).

Чим ризикує роботодавець

Без належно затверджених ПВТР роботодавцю складніше обґрунтувати дисциплінарні стягнення, режим роботи чи вимоги до поведінки працівників — у трудовому спорі це може зіграти проти нього. Крім того, за порушення вимог трудового законодавства, для яких не встановлено окремих санкцій, ст. 265 КЗпП передбачає загальний штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне порушення, а посадові особи можуть притягатися до адміністративної відповідальності за ст. 41 КУпАП. За першого виявленого порушення інспектор праці може обмежитися приписом.

Практичні поради

Перевірте, чи ваші чинні ПВТР затверджені саме зборами, а не наказом. Якщо ні — проведіть збори і затвердьте їх повторно.
Зберігайте протокол зборів разом з ПВТР і аркушем ознайомлення — це перші документи, які попросить інспектор.
Оновіть правила з урахуванням воєнного стану: роботи під час тривоги, укриття, дистанційного режиму.
Якщо плануєте спрощений режим — це рішення оформлюється трудовими договорами, а не відмовою від ПВТР.

Джерела:

Потрібна консультація? Юристи АО «Лобі-консалтинг» допоможуть підготувати ПВТР, протокол зборів трудового колективу та пакет кадрових документів до перевірки Держпраці. Звертайтеся: lobby-consulting.com