Сумісника помилково подали як основного працівника в оперативних відомостях до ПФУ: як виправити

10 листопада 2026 року. Кадровики дедалі частіше подають відомості про трудові відносини працівників до Пенсійного фонду України оперативно, через вебпортал електронних послуг ПФУ. Через це з’являється типова помилка: працівника-сумісника позначають як такого, що працює «за основним місцем роботи». Експерти 7eminar (консультація від 08.11.2026) і «Кадровик-01» (prokadry.com.ua) роз’яснюють, що таку помилку можна виправити, але не у самій формі, а через звернення до ПФУ.

У чому проблема

Опція «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» на порталі ПФУ не дає змоги самостійно змінити чи скасувати вже надіслані дані. Інструментів редагування чи анулювання помилково поданої інформації щодо статусу працівника в цій опції немає, тому виправлення проводять іншим шляхом — через звернення до Фонду.

Водночас відомості, що потрапили до реєстру застрахованих осіб, використовують для обліку трудової діяльності працівника, зокрема в електронній трудовій книжці. Тому неправильний статус («основне місце роботи» замість «сумісництва») краще виправити одразу, щоб дані в реєстрі збігалися з наказом про прийняття і трудовим договором.

Як виправити: покроково

Увійдіть до кабінету страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
Перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» → «Звернення».
Оберіть тип звернення «Заява (клопотання)».
Коротко опишіть помилку: ПІБ працівника, дату прийняття, що його помилково подали «за основним місцем роботи», хоча він прийнятий за сумісництвом. Попросіть внести коригування до реєстру.
Додайте скан-копії підтвердних документів: наказу (розпорядження) про прийняття на роботу за сумісництвом та/або трудового договору.
Дочекайтеся опрацювання. ПФУ розглядає звернення і сам вносить зміни до реєстру.

За роз’ясненням 7eminar, такий шлях відповідає Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, ФОП, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою правління ПФУ від 12.03.2020 №11-1: для коригування даних слід направити відповідне повідомлення до органів Фонду.

Кого це стосується

роботодавців — юридичних осіб і ФОП, які наймають працівників за сумісництвом;
кадровиків і бухгалтерів, які подають оперативні відомості через портал ПФУ;
самих працівників-сумісників, яким важливо, щоб відомості про їхню трудову діяльність у реєстрі були правильними.

Практичні поради

Перевіряйте статус перед надсиланням. Звіряйте поле «основне місце роботи / сумісництво» з текстом наказу і трудового договору.
Не намагайтеся виправити помилку через саму форму. Вона не передбачає коригування — правильний шлях саме звернення до ПФУ з документами.
Збережіть копію звернення і квитанцію про його надходження — це підтвердить, що роботодавець вжив заходів для виправлення.
Після відповіді ПФУ перевірте дані про працівника в кабінеті (або попросіть працівника перевірити свою електронну трудову книжку в особистому кабінеті на порталі ПФУ чи в «Дії»).
Узгодьте внутрішні документи. Якщо помилка виникла через неточність у наказі чи договорі, спершу виправте первинні кадрові документи, а потім звертайтеся до ПФУ.
Пам’ятайте про інші обліки. Статус сумісника важливий і для військового обліку на підприємстві: зовнішні сумісники так само підлягають обліку і звірянню з ТЦК.

Джерела

Потрібна консультація? Юристи АО «Лобі-консалтинг» допоможуть перевірити кадрові документи, підготувати звернення до ПФУ та налаштувати кадровий і військовий облік на підприємстві. Звертайтеся: lobby-consulting.com.