Номенклатура справ на 2027 рік: як врахувати документи військового обліку і чи штрафує ТЦК

14 листопада 2026 року. Наближається строк, до якого підприємства традиційно готують номенклатуру справ на наступний рік, — 15 листопада. Цього року він припадає на неділю, тож якщо проєкт номенклатури на 2027 рік ще не готовий, варто завершити його найближчими днями. Окрема увага — справам з військового обліку: саме їх ТЦК дедалі частіше перевіряють і фіксують в актах.

Що потрібно знати

Відповідно до п. 4 глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів (наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5), кожна установа незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури повинна мати власну номенклатуру справ. Зведену номенклатуру складає служба діловодства.

Порядок організації та ведення військового обліку (постанова КМУ від 30.12.2022 № 1487) передбачає формування документів військового обліку у справах — зокрема, п. 37 регулює справи зі списками персонального військового обліку та копіями військово-облікових документів. Отже, такі справи мають бути передбачені в номенклатурі підприємства.

Назви справ і строки зберігання визначають за Переліком типових документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, з урахуванням документів, які фактично створюються на підприємстві.

Чи потрібна окрема номенклатура з військового обліку

Ні. Закон «Про Національний архівний фонд та архівні установи» визначає номенклатуру як єдиний систематизований перелік справ юридичної особи. Тому окремий документ лише для військового обліку не складають: у загальній номенклатурі передбачають розділ або підрозділ зі справами з військового обліку. Якщо окремого підрозділу, що веде військовий облік, немає, ці справи включають до розділу кадрової служби або іншого підрозділу, відповідального за їх ведення.

Які справи варто передбачити

накази з питань військового обліку;
списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів;
відомості оперативного обліку;
листування з ТЦК та СП;
документи щодо звіряння облікових даних;
документи з питань бронювання — якщо вони створюються на підприємстві.

Чи штрафує ТЦК за відсутність номенклатури

Окремої санкції саме за відсутність номенклатури справ з військового обліку Порядок № 1487 не встановлює. Проте за п. 82 Порядку № 1487 і додатком 31 до нього ТЦК перевіряють організацію та стан ведення військового обліку, тож відсутність таких справ можуть зафіксувати в акті перевірки й вимагати усунення недоліку. Відповідальність за порушення законодавства про оборону та мобілізацію передбачає, зокрема, ст. 210-1 КУпАП, але автоматично прирівнювати відсутність номенклатури до такого правопорушення не можна.

Кого це стосується

роботодавців — юридичних осіб, які ведуть військовий облік працівників;
кадровиків і відповідальних за військовий облік;
служб діловодства, які складають зведену номенклатуру.

Практичні поради

Перевірте чинну номенклатуру на 2026 рік: чи є в ній справи з військового обліку і чи відповідають їхні назви фактичним документам.
Додайте розділ або позиції з військового обліку до проєкту номенклатури на 2027 рік, а не створюйте окремий документ.
Звірте строки зберігання з Переліком № 578/5.
Узгодьте й затвердіть номенклатуру в порядку, встановленому на підприємстві, щоб з 1 січня 2027 року формувати справи вже за нею.
Якщо ТЦК зробив зауваження — внесіть справи з військового обліку до відповідного розділу зведеної номенклатури та збережіть підтвердження усунення недоліку.

Джерела:

Оперативні зміни щодо бронювання, ТЦК, кадрових строків і податків — у нашому Telegram-каналі Lobby Consulting news. Підписуйтеся, щоб не пропустити важливі дедлайни.

Потрібна консультація? Юристи АО «Лобі-консалтинг» допоможуть підготувати документи з військового обліку, перевірити номенклатуру справ і супроводять перевірку ТЦК. Звертайтеся: lobby-consulting.com.