Працівник тиждень не виходить на роботу й не відповідає: що робити роботодавцю, щоб не порушити закон

24 жовтня 2026 року фахове видання Kadroland розібрало ситуацію, з якою дедалі частіше стикаються роботодавці: працівник уже тиждень не виходить на роботу, не відповідає на дзвінки й повідомлення. Перша реакція — звільнити за прогул. Але поспіх тут коштує дорого: мовчання працівника саме по собі не доводить, що він прогулює без поважних причин, а незаконне звільнення суд може скасувати зі стягненням середнього заробітку за час вимушеного прогулу.

Що каже закон

Прогул — п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Звільнити можна за прогул без поважних причин, у тому числі за відсутність на роботі понад три години протягом робочого дня. Роботодавець має довести і факт неявки, і те, що поважних причин не було.
Процедура стягнення — ст. 147-1, 148, 149 КЗпП. До застосування стягнення від працівника потрібно вимагати письмові пояснення; стягнення застосовується не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку і не пізніше шести місяців з дня його вчинення.
Окрема підстава — п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП (введена Законом №2352-IX, діє з 19.07.2022): «відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль». Після тижня неявки вона ще не застосовується.
Воєнний стан — ст. 5 Закону №2136-IX. Не допускається звільнення за прогул працівника, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій.

Кого це стосується

Усіх роботодавців — юросіб і ФОП, кадрових служб і керівників підрозділів. Особливо актуально для підприємств, де працівники можуть бути мобілізовані, виїхати, потрапити до лікарні чи опинитися без зв’язку через обстріли: у таких випадках відсутність може мати поважну причину, про яку роботодавець просто ще не знає.

Покроковий алгоритм для роботодавця

1. Зафіксуйте відсутність. Безпосередній керівник подає доповідну записку. За кожен робочий день неявки за графіком працівника складайте акт: дата, час, підписи осіб, які підтверджують факт. Вичерпного переліку документів закон не встановлює, тож чим повніша доказова база — тим краще.

2. З’ясуйте причини. Не обмежуйтеся дзвінками: напишіть на електронну пошту та в робочі месенджери, збережіть скриншоти. Надішліть на відому поштову адресу лист із вимогою повідомити причини відсутності та надати письмові пояснення і підтвердні документи — цінним відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення. Збережіть квитанції й повернуті конверти.

3. Правильно заповніть табель. Поки причини невідомі, ставте «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин (код 28), а не «ПР». Зарплату за ці дні не нараховують. Коли з’являться документи (лікарняний, повістка, довідка ТЦК про призов тощо), табель коригують і оформлюють відсутність відповідно до встановленої причини.

4. Не поспішайте зі звільненням. Мовчання — не відмова від пояснень: працівник міг не отримати лист або не мати змоги відповісти. Якщо працівник з’явився — вимагайте письмові пояснення; у разі відмови складіть акт. Перевірте строки за ст. 148 КЗпП, гарантії, що діють для конкретної особи, та чи не розташоване робоче місце в зоні активних бойових дій.

5. Якщо зв’язку немає тривалий час. Продовжуйте фіксувати відсутність і спроби зв’язатися. Якщо понад чотири місяці поспіль про працівника немає жодної інформації, можна розглянути припинення трудового договору за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП — ця підстава не є звільненням з ініціативи роботодавця.

Практичні поради

Затвердіть у ПВТР або локальному положенні порядок повідомлення про відсутність — так працівникам буде зрозуміло, як і кому повідомляти.
Тримайте актуальні контакти працівників і, за згодою, контакти довіреної особи для екстрених випадків.
Якщо працівник військовозобов’язаний, перевірте, чи не був він мобілізований: за ст. 119 КЗпП за ним зберігається місце роботи й посада.
Усі листи, акти й накази зберігайте — у разі спору саме вони стануть доказами в суді.

Джерела

Потрібна консультація? Юристи АО «Лобі-консалтинг» допоможуть правильно оформити відсутність працівника, підготувати листи-вимоги й акти, оцінити ризики звільнення та представлять інтереси роботодавця в трудовому спорі. Звертайтеся: lobby-consulting.com.